書類の片づけ、後回しになっていませんか？
家に届く郵便物、学校からのお知らせ、仕事の書類、取扱説明書、契約書……。
一枚一枚は薄い紙でも、気づけばどんどん増えていくのが書類です。
しかも、自分の意思とは関係なく入ってくることがほとんど。
「いつか必要になるかもしれない」
「捨ててしまったら、困るかもしれない」
「どこから手をつけたらいいのかわからない」
そんなふうに思って、なかなか片づけられない方も多いのではないでしょうか。
先日、片づけタイプ診断を行った際にも、書類の片づけに困っているという声を多くいただきました。
実は、書類の片づけには、取りかかる前に知っておきたい考え方と、迷わず進めるための手順があります。
今回は、こんまり®︎流片づけの考え方をもとに、書類の片づけ方と、今の自分に必要な情報を選ぶためのポイントをご紹介します。
1．書類の片づけは「全捨て」の気持ちで向き合う
こんまり®︎流片づけでは、書類は基本的に「全捨て」という考え方で向き合います。
「えっ、全部捨てるの？」
「それは困る！残しておきたいものもあるのに……」
そう思った方もいるかもしれません。
もちろん、本当に必要な書類まで無理に捨てるという意味ではありません。
大切なのは、「何となく取っておく」のではなく、「本当に必要なものを選び抜く」という意識を持つことです。
例えば、これから避難所で暮らさなければならないとしたら、どの書類を持っていきますか？
そんなふうに考えてみると、今の自分にとって本当に必要なものが見えてくるかもしれません。
書類は情報です。
情報には旬があります。
「いつか役に立つかもしれない」
「また必要になるかもしれない」
そう思って残しているうちに、紙は少しずつ増えていきます。
そして、いざ必要な書類を探そうとしたときに、なかなか見つからない……ということも。
本当に大切な書類が埋もれてしまわないように、面倒くさいかもしれませんが、一度一枚一枚に目を向け、必要かどうかを考えることが、コレからの毎日を書類のストレスから解放してくれます。
2．書類の片づけは、この4つの手順で進めよう
では、実際に何から始めればいいのでしょうか？
書類の片づけは、次の4つの手順で進めていきます。
STEP1 書類を一か所に集める
まずは、自分が管理・判断できる書類を家の中から集めます。
引き出しの中、棚の上、ファイルの中、バッグの中など、家のあちこちに分散している書類を一か所に集めましょう。
このとき、家族の書類を勝手に判断するのは避けてくださいね。自分が管理している書類から始めましょう。
全体の量を把握することも、片づけの大切な一歩です。
STEP2 書類を種類ごとに分ける
集めた書類を、仲間ごとに分けていきます。
例えば、
- 仕事関係
- 学校・子ども関係
- 家や暮らしに関する書類
- 契約・保険関係
- 家電などの取扱説明書
- その他の書類
などです。
分類の仕方に、全員共通の正解があるわけではありません。
仕事の書類が多い人もいれば、子ども関係の書類が多い人もいます。自分の暮らしに合わせて、わかりやすいグループをつくれば大丈夫です。
分けている途中で、明らかに不要な広告や期限切れのお知らせなどがあれば、手放していきましょう。
個人情報が記載されている書類は、シュレッダーにかけるなど、適切な方法で処分します。
この段階では、細かく分類しすぎず、まずは大まかに仲間分けすることがポイントです。
STEP3 一つずつ確認して、必要なものを選ぶ
種類ごとに分けたら、一つのグループずつ確認していきます。
封筒に入っているモノは中身をひとくくりにせず、開封して、1枚ずつ必要かそうでないかを見極めていきます。
ここで考えたいのは、
- 今の自分に必要な書類だろうか？
- 情報が古くなっていないだろうか？
- 今後の暮らしに必要なものだろうか？
- 必要になったとき、インターネットなどで確認できるモノではないだろうか？
ということ。
例えば、家電の取扱説明書。
以前は紙の説明書を保管していたけれど、最近はスマートフォンでメーカーのサイトを確認することが多い、という方もいるかもしれません。
自分が普段どのように情報を確認しているのかを振り返ってみると、紙で保管する必要があるかどうかも考えやすくなります。
ただし、契約書や税務関係など、保管が必要な書類もあります。そうした書類は、必要な保管期間やルールを確認したうえで判断しましょう。
「いつか使うかもしれない」だけで残すのではなく、今の自分にとって必要かどうかを、一枚ずつ見極めていきます。
STEP4 必要な書類を、使いやすく収納する
必要な書類を選び終えたら、最後に収納します。
基本は、種類別・人別に分けること。
ただし、分類を細かくしすぎると、かえってわかりにくくなることがあります。
大切なのは、収納をきれいに仕上げることよりも、必要なときに、必要な書類をすぐに取り出せて、面倒な手間をかけなくてもサッとしまえることです。
そして、収納の一番のおすすめは、ペラッとシンプルなクリアファイル。
取扱説明書のようなかさばるモノは難しいかもしれませんが、それ以外の書類は一枚のクリアファイルに種類別、人別や目的別に分けるなど、自分が探しやすいようにまとめます。
さらに、収納された状態でも中身が一目でわかるように、見出しを付けておけば、自分以外の誰が見てもわかる仕組みができます。
また、返事を書く、連絡する、提出するなど、何か行動が必要な書類は、保管用の書類と混ぜずに「未処理ボックス」などにまとめるのもおすすめです。
その際は、期限を確認して、いつ対応するのかも決めておきましょう。
書類を保管するだけでなく、必要な行動につなげられる仕組みをつくることも大切です。
3．書類を残すか迷ったら、今の自分に問いかけてみる
書類を一枚ずつ確認していると、どうしても迷うものが出てきます。
そんなときは、少し立ち止まって、今の自分に問いかけてみてください。
「今の私に、本当に必要な情報かな？」
「この情報は、今も役に立つものかな？」
「必要になったとき、もう一度調べることはできないかな？」
「わざわざ探し出して、読み返したいと思うかな？」
以前の自分には必要だった情報でも、今は必要なくなっていることがあります。
反対に、これからの自分にとって大切な書類もあります。
大切なのは、過去に必要だったかどうかだけではなく、今の自分に合っているかどうかを考えること。
もしかしたら、書類そのものが必要なのではなく、「いつか必要になるかもしれない」という不安から、手放せずにいるのかもしれません。
そんな自分の気持ちに気づくことも、片づけの大切な一歩です。
もちろん、無理に捨てる必要はありません。
必要なものは残す。役目を終えたものは、感謝して手放す。
そうやって一枚ずつ選んでいくことで、書類との付き合い方も少しずつ変わっていきます。
4．書類の片づけは、情報を選び直すこと
私たちは日々、たくさんの情報に囲まれて暮らしています。
インターネットで調べれば、すぐに新しい情報が見つかる時代です。
だからこそ、手元にある情報をすべて抱えておく必要があるのか、一度考えてみてもいいのではないでしょうか。
必要な情報をすぐに見つけられること。
今の自分に合った情報を持っていること。
そして、必要なときに必要な行動ができること。
なにより、今の自分にときめきをくれること。
書類の片づけは、単に紙を減らす作業ではありません。
今の自分に必要なものを選び、これからの暮らしを整えることにもつながっています。
役目を終えた書類には「今までありがとう」と感謝して手放す。
そして、これからの自分に必要な情報を大切にする。
そんなふうに書類と向き合ってみると、片づけの意味も少し変わってくるかもしれません。
まずは、書類を一か所に集めるところから
書類の片づけは、量が多いほど、どこから手をつけたらいいのかわからなくなりがちです。
でも、最初から完璧に片づけようとしなくても大丈夫。
まずは書類を一か所に集める。
次に種類ごとに分ける。
そして、一つずつ必要なものを選び、使いやすく収納する。
この順番で進めていけば、少しずつ全体が見えてきます。
大切なのは、何となく残すのではなく、自分に必要なものを自分で選ぶこと。
書類の片づけを通して、今の自分にとって大切なものを見つめ直してみませんか？
片づいた向こう側には、必要なものがすぐに見つかる、心地よい暮らしが待っているかもしれません。
