書類の片づけが、なぜこんなに面倒に感じるのか。
「片づけても、またすぐ溜まる」
「書類だけ、どうしても後回しになる」
そんなふうに感じたことはありませんか？
こんにちは。
こんまり流片づけシニアコンサルタント池田やよいです。
今日は、家の中でも特に「難しい」と感じやすい、書類についてのお話です。
こんまり流の書類整理は、まず「3つに分ける」ことから
こんまり流の片づけでは、
衣類 → 本類 → 書類
という順番で片づけを進めていきます。
そして書類は、大きく分けると
・ずっと取っておくもの
・しばらく取っておくもの
・未処理のもの
この3つに分類していきます。
例えば、
「ずっと取っておくもの」は、契約書や重要書類など。
「しばらく取っておくもの」は、取扱説明書や、あとで見返したい資料など。
そして、
返事を書く、申し込む、確認するなど、何かアクションが必要なものが「未処理」の書類です。
実際の片づけレッスンでも、
この3つに分けるところまでは一緒に進めることが多いのですが、
意外と難しいのが、この「未処理ボックス」の中身なんです。
なぜなら未処理の書類には、
・読む
・理解する
・返事を書く
・電話する
・申し込む
など、
“行動”が必要になるからです。
そして、この未処理の宿題が、なかなか進まない…。
今回は、
「なぜ書類の片づけが面倒に感じるのか」
そして、
「未処理書類をどうすると進めやすくなるのか」
について、書いてみたいと思います。
書類だけは、“自分の意思以外”で家に入ってくる
実は書類には、他のモノとは違う大きな特徴があります。
洋服や雑貨、食器などは、自分で選んで買ったり、もらったりして、家に迎え入れています。
でも書類は違います。
・ポストに入っている
・学校から配られる
・役所や銀行から届く
・勝手に家に入ってくる
つまり、
自分の意思とは関係なく入ってくるモノなんです。
だから、気づかないうちにどんどん増えていきます。
書類は、「頭」と「時間」を使う片づけ
さらに書類が面倒なのは、
“ただ戻せば終わり”ではないこと。
例えば、使ったコップなら洗って戻せば終わります。
でも書類は、
・封を開ける
・中身を読む
・理解する
・返事を書く
・申し込む
・電話する
など、
「考える」「判断する」作業が必要になります。
しかも、どれくらい時間がかかるのか分からない。
これが、書類を後回しにしてしまう大きな理由です。
「あとで見よう」が積み重なる
特に、
・字が小さい
・内容が難しい
・間違えたくない
・手続きが必要そう
こういう書類は、脳が無意識に
「面倒そう」
と感じます。
でも、実際には
5分で終わるのか、
30分かかるのか、
分からない。
だから、「ちゃんと時間がある時にやろう」
となり、そのまま積み重なっていきます。
まずは“未処理ボックス”を作る
書類整理で大切なのは、最初から完璧に処理しようとしないこと。
おすすめなのは、
未処理ボックスを作ることです。
量が多ければ
・郵便物
・学校のお便り
・人別BOX
などに分けてもOK。
まずは、
「今は未処理」
という場所を作って、そこに入れていきます。
このBOXは、しまい込んだりせず、いつでもさっと入れたり出したりできる、比較的手に取りやすく、目に入る場所に置くのがポイントです。
こうして、やることがまとまっているだけで、書類が家中に散らばるのを防げます。
最初にやるのは「捨てる」ではなく「仕分け」
書類を見る時、まずやるのは、
“すぐゴミと分かるもの”を抜くこと。
・チラシ
・不要な広告
・明らかに不要な紙
これだけでも、かなり量が減ります。
なるべく玄関のそばに紙ゴミを入れる場所を作って、部屋によけいな紙を侵入させないことも大切です。
ちなみにここは、あまり頭を使わなくていい作業です。
ポイントは「次の一歩」を見える化すること
書類整理で一番大事なのは、
次に何をするかを具体的にしておくこと。
例えば、
「解約する」
だけだと、ずっと放置されがちです。
でも、
・いつまでに
・○○に確認
・記入・提出
を書いておくだけで、次に動きやすくなります。
例えば、
「〇日までに提出」
「5分」
と書いてあると、時間が空いた時に、
「今やってしまおう」
に変わりやすいんです。
書類整理は、“小さな行動”に分けるとうまくいく
書類が片づかないのは、
やる気がないからでも、
ズボラだからでもありません。
書類は、
「考える」
「判断する」
「行動する」
が必要な、少しエネルギーのいる片づけだから。
だからこそ、
▶封を開けるて簡単に中身をチェック
▶期限を書く
▶所要時間を書く
▶すぐにアクションが起こせるようにする
例）電話番号を書く・必要なものを書く
など、
小さなステップに分けることが大切です。
書類整理がラクになると、頭の中もラクになる
未処理の書類は、目に入るたびに、
「やらなきゃ」
と頭の中に負荷をかけています。
だからこそ、全部を一気に終わらせようとするより、
“次の一歩が見える状態”
を作ること。
それだけでも、気持ちはかなり軽くなります。
書類整理は、紙を片づけること以上に、
「頭の中を整理すること」なのかもしれません。
